兵庫県加古川市は2023年3月5日、証明書の交付申請や転入手続きの際、本人確認書類の提示と署名のみで手続きが完了する独自のサービス「書かないワンストップ窓口」を運用開始したことを発表した。

職員が来庁者の用件を聞き取り、申請書を代行作成

この窓口では、職員が来庁者の用件を聞き取り、手続きに必要な申請書を代行作成する。来庁者は住所・氏名・生年月日等がプレ印字された申請書の内容を確認し、署名のみ行うとのこと。

またスマートシティの取り組みの一環として、受付後の事務の流れを見直し、証明書発行業務や住民異動情報の入力業務の一部にRPAを活用することで、役所内の業務の効率化も図るという。対象となる手続きは以下のとおり。

・証明書交付申請（住民票の写し、戸籍謄抄本、印鑑登録証明書など）
・加古川市への転入手続き　（マイナポータルから転出のオンライン申請をした人のみ）
※住民異動の届出にかかる対象手続きを順次拡大予定

サービス導入の狙い

■市民サービスの向上
・申請書を代行作成することで来庁者が申請書に記入する手間を削減。また複数の手続きを代行受付することで、来庁者が複数窓口を回る手間を削減できる。
・転入手続きの際には、世帯の状況に応じた「手続き案内書」をシステムから出力することで、来庁者の手続き漏れを防止できる。

■受付・事後処理事務の効率化(スマートシティの取り組み)
・システムの申請書作成機能やガイド機能の活用により、精度の高い申請書の作成が可能となり、追記・加筆・補記の削減など、受付事務を効率化できる。
・システムの申請データ出力機能とRPAの活用により、各種証明書の発行や他システムへの入力更新処理を自動化し、事後処理事務を効率化できる。

■加古川市
https://www.city.kakogawa.lg.jp/

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