新型コロナウイルスが拡大を続ける現在、リモートワークや在宅勤務は、以前の「トレンド」の域にはなくなってきている。会社からの業務命令により、在宅勤務を強いられる「強制リモートワーカー」、さらには「強制リモートマネージャー」が出てきているのが現状だ。
特にチーム内のコミュニケーションを促進し生産性を上げるマネージャーの職務は、オフィスで働いていた時と全く役割が変わってくる。
今回はリーダーシップとマネジメントの啓蒙をするLightHouse社の記事を参考に、マネージャーでもチームメンバーでも実践できる、3つのリモートでの生産性アップやコミュニケーションのコツを紹介する。
作業環境を作り出す
まずリモートでのチームワークを作り上げる条件として、最も根本的となるのがメンバーの作業場の環境を整えることだ。これは個人の環境によって大きく左右されるため、マネージャーや他メンバーの理解が必要な部分だ。
まず会社は、メンバーが仕事を遂行するために必要な環境があることを確認しなければならない。具体的にはノートパソコンから始まり、ソフトウェア、携帯電話、さらには高速インターネットなどのツールが必要になってくる。役職や仕事内容によっては、高度な専門のツールや大型モニターなども必要かもしれない。
チームの誰もがこれらすべてが自宅でも整っていると想定するのは合理的ではない。マネージャーや会社はそれらを確認する責任があり、個人は、もし欠けている場合はその補完や改善を申し出る必要がある。すぐに用意が無理な場合は、チーム全体でその事実の共有とそれによる仕事への影響を測り、それを一時的に受け入れるか対策を考え共有する必要がある。
会社は、通勤手当として充てていた定期を解約させ、その分を自宅の環境に投資させるような柔軟な対応を見せるべきだろう。
また、作業環境に関しては、一部のクリエイティビティを必要とする人たちの働き方を除いて、ベットやソファの上から寝そべりながら働くよりも、多くの人は特定の机と座り心地の良い椅子があったほうが、効率よく働ける。自宅はそもそも多くの人にとって「リラックスする場所」であり、あらゆる種類の注意散漫を促す事柄に囲まれているため、固定の「作業場」を作ることが必要だ。
そのため、チームメンバーはどんなにスペースが狭くとも、作業できる机を確保するべきだろう。これは、３）で指摘するビデオチャットで対話する観点からも重要だ。
机はオフィスのようにきれいに整頓されているのが理想だ。また、ルームメイト、配偶者、子供などがいる場合、1人になれるスペースを確保する。しかし一方で、もしこれが保たれなかった場合（会議中に子どもが入ってきてしまうなど）も、マネージャーとチームで寛容にみて、協力できる方法を考えることも必要だろう。
通勤する感覚を、他の事で習慣づけする
基本的な仕事環境が整った次に必要なのは、チームメンバーの生産性を上げる仕事の習慣づけを促進することだ。
LightHouse社の記事では、在宅勤務者のオン・オフの切り替えとして、毎朝同じ時刻に起き、シャワーを浴びてオフィスに出勤する時と同じように身支度をすることを奨励している。
そして通勤時間が無くなった分、その時間を別の何かの行動に差し替え、それを習慣化する。自分や家族、会社にとって有益なことを、通勤時間にあてるのだ。例えば、子供と一緒に過ごす、モチベーションを高める本や出版物を読む、友人や同僚と雑談をする、散歩や運動の時間に充てるなどだ。
ここでは「習慣づけ」が鍵である。オフィス勤務からリモートワークへの突然の移行は、習慣である行き帰りの通勤がなくなることにより、メンバーの生活リズムを狂わす。通勤時間をその分の「有意義な時間」と定義し、既存の仕事時間を習慣として維持することで、始業時間まで寝ていたりパジャマで作業するなど、一部のリモートワーカーの悪しき習慣に陥らないようにする。
チームメンバーはこれらの習慣を互いに促進しどう過ごすのかを話したり、マネージャーはチームに習慣化を意識させる全体ビデオ朝会を提案すると良い。
定期的なビデオチャットを基本とし、オンライン・チームビルディングなどを活用
１）２）を整えた上で、最後に仕事の効率性に繋がるコミュニケーションがチーム内で促進できる。IncやBBCなど海外メディアで勧められているのが、チームや、同僚や職場の友人とつながるための時間を積極的に確保することだ。具体的には、
・上司〜部下間の1対1、そしてチーム間でつながる時間を最低毎日1回は持つ
・ビデオチャットは、お互いの表情を確認できるように、必ずビデオをオンにする（自宅で後ろの風景を映したくないという人は、ビデオ画像の「設定」から、バーチャル背景を選択することも可能だ）
・同僚、上司〜部下関係だけでなく、普段オフィスで話す人との5分間の「クイック・ビデオチャット」をする文化を創る
・チーム全体の会議後には、仕事外でのモチベーションアップや最近興味があることの共有の時間を作る（たとえば、お勧めのお菓子や新しい音楽、エクササイズの動画などをシェアするなど）
有名なメラビアンの法則にある通り、人は他者とのコミュニケーションで、言語・聴覚・視覚の3つの情報から相手の意図を判断している。そしてその情報が相手に与える影響は、言語から7％、声のトーンなど聴覚から38％、そして顔の表情やしぐさなど視覚から55％だ。
ビデオチャットから音声だけに済ませると、印象の半分以上を決定する要素が無くなってしまう。これを避けるために、ビデオチャットをすることが最も促進されている。
さらに最近は、スプレッドシートに協力して絵を描くピクセルアートや、ビンゴゲーム大会など、オンラインでもできるチームビルディングも開発・提供されている。これらを1か月に1回など効果的に使って、オンラインならではのチームで楽しむ機会も作ってみるのもよいだろう。
チームのつながりを維持するための環境が整っていない場合、突然リモートで作業すると、多くの問題が発生する可能性がある。緊急事態宣言が発動した今、在宅を始めている多くのリモートワーカーは、3つのコツに沿ってチーム内の関係性を保っていく必要がある。
また、リモートワークを長期的な視点からみると、リモートマネージャーは、チームメンバーを時間で管理するよりも、個人の作業しやすい時間を優先して働いてもらうような柔軟な対応を見せたほうが、生産性は上がりやすくなるだろう。
コロナの事態が収縮したとしても、リモートワークという傾向は今後も続く。コロナによる強制リモートワーカーが快適にリモートワークに順応できるまで、改善を重ねていく必要がありそうだ。
文：米山怜子
編集：岡徳之（Livit）